Dobry piknik firmowy zaczyna się dużo wcześniej niż w dniu rozstawienia namiotów. Najpierw trzeba uporządkować tego, dla kogo przygotowywane jest spotkanie i co ma ono osiągnąć, a dopiero później przechodzić do atrakcji, cateringu i scenariusza Zupełnie inną strukturę będzie miało rodzinny piknik dla pracowników i ich bliskich, dlatego kopiowanie gotowego schematu często prowadzi do niepotrzebnych kosztów. Dobrze przygotowane założenia pozwalają sprawniej porównywać dostępne możliwości a organizator po stronie firmy zyskuje większą kontrolę nad całym przedsięwzięciem.
Najpierw cel i uczestnicy, później atrakcje
Łatwo rozpocząć przygotowania od przeglądania urządzeń, konkursów i pokazów, choć bardziej praktyczne okazuje się ustalenie profilu uczestników. Gdy wydarzenie ma charakter rodzinny, program powinien uwzględniać różne grupy wiekowe. Jeżeli natomiast głównym celem jest integracja zespołu większe znaczenie mogą mieć zadania wymagające współpracy. Celem nie powinno być wypełnieniu każdego kwadransa programu, lecz na dopasowaniu programu do ludzi, którzy rzeczywiście będą z niego korzystać.
Na etapie briefu dobrze określić proporcję dorosłych i dzieci, organizację transportu oraz stopień formalności. Dobrze przygotowany brief staje się podstawą kolejnych ustaleń ponieważ charakter grupy wpływa na dobór programu. Jeśli brief jest aktualizowany dopiero tuż przed wydarzeniem, łatwo o niepotrzebne poprawki, dodatkowe koszty i problemy logistyczne.
Jak sprawdzić, czy miejsce naprawdę nadaje się na wydarzenie firmowe?
Atrakcyjny teren nie zawsze jest dobrym miejscem na piknik. Przed wyborem miejsca trzeba ocenić powierzchni potrzebnej do ustawienia poszczególnych stref, a także możliwości przygotowania cateringu. Jeżeli teren wymaga dodatkowych agregatów, namiotów, sanitariatów lub oświetlenia, trzeba wiedzieć o tym przed zamknięciem budżetu Ważne jest również oddzielenie aktywności wymagających większej przestrzeni od części wypoczynkowej.
Funkcjonalny układ pikniku powinien łączyć przestrzeń dla uczestników i zaplecze niewidoczne dla gości. Poszczególne atrakcje mogą potrzebować bezpiecznego odstępu, dlatego układ warto ustalić przed rozpoczęciem prac technicznych. Gdy program odbywa się równolegle w różnych częściach terenu, trzeba ograniczyć wzajemne zakłócanie się poszczególnych punktów programu. Uczestnik powinien intuicyjnie wiedzieć, gdzie znaleźć kolejną strefę podczas gdy zaplecze techniczne działa w tle.
Jak wybierać wykonawcę pikniku i porównywać oferty?
W momencie rozpoczęcia poszukiwań osoba odpowiedzialna za wydarzenie często wpisuje w wyszukiwarkę firma organizująca pikniki firmowe, a następnie porównuje kilka propozycji. Samo zestawienie cen mówi niewiele, jeśli nie uwzględnia najniższej ceny. Trzeba sprawdzić, jakie elementy są rzeczywiście zawarte w wycenie takie jak catering, wyposażenie czy sprzątanie. Dwie oferty o podobnej cenie mogą obejmować zupełnie inny zakres.
Przy większej liczbie usług trzeba jasno określić, kto koordynuje całość. Gdy kilka ekip realizuje niezależne części przedsięwzięcia, trzeba wskazać osobę odpowiedzialną za synchronizację poszczególnych elementów. Bez takiego ustalenia łatwo o nakładające się godziny montażu. Rozbudowany program wymaga bardziej precyzyjnego planu operacyjnego dlatego warto wcześniej ustalić osobę decyzyjną po obu stronach.
Plan B na pogodę, opóźnienia i nieprzewidziane sytuacje
Nawet bardzo dokładnie przygotowana impreza plenerowa może zostać wystawiona na próbę przez pogodę lub opóźnienia. Zapasowy scenariusz nie powinien być elementu, który można pominąć przy dobrej prognozie, lecz narzędziem ograniczającym konieczność podejmowania chaotycznych decyzji. Organizator powinien wiedzieć, co stanie się z programem przy silnym wietrze, a także gdzie uczestnicy mogą się schronić.
Praktyczne zabezpieczenie wydarzenia uwzględnia ponadto opóźnienie dostawy. Nie da się przewidzieć każdego możliwego zdarzenia, ale da się wcześniej ustalić sposób reagowania na najbardziej prawdopodobne trudności. Duże znaczenie ma przygotowanie listy kontaktów do wszystkich ekip. Problemy można rozwiązywać według wcześniej ustalonego schematu zamiast powodować niepotrzebne zamieszanie.
Dobrze przygotowany piknik nie musi mieć największego budżetu ani najdłuższej listy atrakcji. O powodzeniu organizacyjnym częściej decydują funkcjonalna lokalizacja, czytelna odpowiedzialność i przemyślany plan awaryjny. Kiedy te elementy tworzą jeden system, uczestnicy mogą po prostu korzystać z wydarzenia a osoba odpowiedzialna po stronie firmy nie spędza całego dnia na gaszeniu problemów.
Adventure Extreme Sp. z o.o.
43-300 Bielsko Biała
Złotych Kłosów 58/112 – adres rejestrowy
43-300 Bielsko Biała
Kaczeńców 31
biuro@pikniki-firmowe.com.pl
NIP 9372670032
Regon 243571295
tel 503 158 738
+Artykuł Sponsorowany+
